Aus Erfahrung wissen wir, dass vielen Nutzern der Umgang mit Datenbanken unvertraut ist. Diese Seite erklärt Ihnen, wie Sie eine Datenbank anlegen, pflegen und kopieren können.

1. Eine neue Datenbank anlegen

Um eine neue Bibliographix - Datenbank anzulegen, wählen Sie über die Office - Schaltfläche den Menübefehl neue Datenbank.

Wenn Sie diesen Befehl aufrufen und den Pfad und Namen der Datenbank festgelegt haben, legt Bibliographix ein neues Verzeichnis für die Datenbank an. Der Grund ist, daß Bibliographix-Datenbanken aus einer ganzen Reihe von Einzeldateien bestehen und nicht, wie z.B. Word-Dateien aus einer einzelnen. rtf, doc oder docx - Datei. Die .bx7-Datei, die Ihnen im Öffnen-Dialog angezeigt wird, ist nur eine Art "Türschild" für die ganzen Dateien, die im gleichen Verzeichnis wie die .bx7 Datei liegt.

Eine Besonderheit von Bibliographix - Datenbanken ist, daß eine Datenbank nie "leer" sein darf, d.h. immer mindestens ein Datensatz vorhanden sein muß. Aus diesem Grund weist eine ganz neu erstellte Datenbank bereits einen "Quatsch-Datensatz" auf. Diesen Datensatz können Sie mit sinnvollen Eingaben bearbeiten. Sie können auch einen neuen Datensatz erzeugen, mit sinnvollen Eingaben füllen und dann den ersten (den "Quatsch - Datensatz") löschen. Sie dürfen aber nicht als allererstes diesen komischen Datensatz löschen. Die Datenbank wäre dann komplett leer und würde eine Fehlermeldung ausgeben.

2. Eine bestehende Datenbank öffnen

Um eine bereits bestehende Bibliographix - Datenbank zu öffnen, wählen Sie den Befehl Öffnen über die Office-Schaltfläche

Im Menü werden die letzten 4 geöffneten Datenbanken aufgelistet. Mit einem Klick auf einen Eintrag können Sie die Datenbank öffnen.

In den Programmeinstellungen können Sie auch eine Standarddatenbank festlegen, wenn Sie eine Datenbank definieren möchten, auf die Sie immer wieder zugreifen und die nicht eventuell aus der Liste der zuletzt geöffneten Datenbanken herausrutschen soll.

Bibliographix 8 Datenbanken haben die Endung .bx7. Sie sind damit mit Datenbanken der Version 7 abwärtskompatibel. Wenn Sie eine Bibliographix-Datenbank öffnen wollen, die mit Version 6 oder älter erstellt ist, so haben diese Datenbanken die Endung .bgx. Diese Datenbanken müssen Sie sie zuerst mit dem Control Panel aus dem älteren Format konvertieren

3. Eine Datenbank löschen

Bibliographix-Datenbanken bestehen aus einer ganzen Reihe von Einzeldateien und nicht, wie z.B. Word-Dateien aus einer einzelnen. rtf, doc oder docx - Datei. Die .bx7-Datei, die Ihnen im Öffnen-Dialog angezeigt wird, ist nur eine Art "Türschild" für die ganzen Dateien, die im gleichen Verzeichnis wie die .bx7 Datei liegt.

In dem Verzeichnis befinden sich Dateien mit den Endungen

• blb
• dat
• ift
• ind
• inr
• mno
• ...

all diese Dateien sind für die Datenbank wichtig und enthalten einen Teil der Informationen, die Sie eingegeben haben.

Wenn Sie eine Bibliographix-Datenbank (z.B. mit dem Windows Explorer) löschen wollen, müssen Sie daher alle Dateien löschen, die im gleichen Verzeichnis wie die .bx7 Datei liegen.

Sie sollten aber die Beispieldatenbank, die unter

\eigene Dateien\Bibliographix8\sample

liegt, weder löschen noch verschieben, auch wenn Sie sie nicht benutzen. Der Grund ist, dass Bibliographix beim Start immer die in der letzten Sitzung geöffnete Datenbank neu öffnen will. Wenn diese Datenbank nicht mehr existiert, greift das Programm auf die Standarddatenbank zurück, weil es "a priori" weiß, wo diese Datenbank liegt. Wenn diese Datenbank aber nicht mehr an ihrem Ort ist, gibt das Programm eine Fehlermeldung aus. Falls Sie die Beispieldatenbank doch gelöscht haben, können Sie sie über das Control Panel wieder neu anlegen.

4. Eine Datenbank finden, kopieren oder verschieben

Wie im Abschnitt über das Löschen von Datenbanken beschrieben, besteht eine Bibliographix-Datenbank nicht nur aus der .bx7-Datei, sondern aus dem ganzen Ordner, in dem sich die .bx7-Datei befindet. Falls Sie sich nicht sicher sind, in welchem Verzeichnis sich eine Datenbank befindet und nicht mit dem Öffnen-Dialog sämtliche Verzeichnisse durchgehen wollen, können Sie Ihre Speichermedien mit dem Windows-Explorer durchsuchen. Hierbei reicht es meist völlig aus, nach der Endung .bx7 zu suchen.

Um eine Datenbank zu kopieren, reicht es nicht aus, nur die .bx7-Datei mit dem Explorer (bzw. dem Dateimanager Ihrer Wahl) zu kopieren. Sie müssen das ganze Verzeichnis kopieren bzw. verschieben.

Wenn Sie eine Datenbank von einem Rechner auf einen anderen übertragen wollen, können Sie auch eine Datensicherung? anlegen, die Sicherungskopie (d.h. die .zip -Datei) auf den anderen Rechner kopieren und dort mit einem unzip-Programm bzw. dem Control Panel entpacken. Auf dem anderen Rechner muß Bibliographix natürlich auch installiert sein.

Wenn Sie in der Datenbank Literaturquellen mit Dateien verknüpft haben, werden diese Dateien nicht mit in der Sicherung abgespeichert, weil die Sicherungskopie dann schnell ziemlich groß werden würde und die gleichen .pdf-Dateien dann 20mal auf Ihrer Platte liegen würden. Um diese Dateien "mitzunehmen", müssen Sie daher das Verzeichnis auf den anderen Rechner kopieren.

Wenn Sie eigene Zitierrichtlinien erstellt haben, befinden die sich im Verzeichnis

\eigene Dateien\bibliographix8\styles

Um diese Richtlinien auf einen anderen Rechner "mitzunehmen", müssen Sie sie ebenfalls auf den anderen Rechner (in genau dieses Verzeichnis) kopieren.

5. Eine Datenbank umbenennen

Wie im Abschnitt über das Löschen von Datenbanken beschrieben, besteht eine Bibliographix-Datenbank nicht nur aus der .bx7-Datei, sondern aus einer ganzen Reihe von Dateien. Die .bx7 - Datei ist das "Türschild", das nach außen hin angezeigt wird. Sie können diese Datei z.B. mit dem Explorer umbenennen, so lange die Endung .bx7 erhalten bleibt. Den Dateien, die "hinter" der .bx7-Datei liegen, ist es egal, wie die .bx7-Datei mit "Vornamen" heißt.

6. Ratschläge zur Organisation Ihrer Daten

Viele Nutzer von Bibliographix sind mit Datenbanken relativ unvertraut. Aus diesem Grund möchten wir Ihnen ein paar Ratschläge geben, wie Sie am "geschicktesten" mit Datenbanken arbeiten. Diese Ratschläge finden Sie unter Ratschläge im Service-Bereich