Programmeinstellungen

Sie können Bibliographix über die Programmeinstellungen sehr differenziert an Ihre eigene Arbeitstechnik und Arbeitsumgebung anpassen. Diese Seite beschreibt die Einstellmöglichkeiten.

Bibliographix orientiert sich an der Benutzeroberfläche von Office 2007. Das bedeutet, daß Sie durch einen Klick auf den Optionsbutton in der rechten unteren Ecke einer Gruppe Programmeinstellungen, die die Funktion der Gruppe betreffen, aufrufen können. Alternativ können Sie auch im Startmenü den Menüpunkt Programmeinstellungen anklicken.

Im Bibliographix-Menü können Sie dann Programmeinstellungen anklicken.

In beiden Fällen gelangen Sie zu den Registerkarten der Programmeinstellungen.

1. Bibliotheken

Bibliographix verwendet im Modul Online Recherche das Z39.50 Protokoll, um Bibliothekskataloge über das Internet abzufragen. Auf dieser Registerkarte können Sie die Verbindungsdaten zu einem Katalog anschauen bzw. verändern.

2. Datensicherung

Defekte Datenbanken treten etwa so häufig wie ein platter Autoreifen auf. In ca 99% meisten Fällen können Sie diesen platten Reifen mit "Bordmitteln" flicken. In seltenen Fällen nutzt das aber nichts. Wenn Sie jetzt (um im Bild zu bleiben) keinen Reservereifen dabei haben, sind Sie ganz schön gekniffen.

Sie werden im Laufe der Zeit viele Stunden damit verbringen, Daten in Bibliographix einzugeben, Kommentare zu schreiben und Ideen festzuhalten. Wenn diese ganzen Eingaben einfach futsch sind, ist das mehr als eine mittlere Katastrophe.

Aus diesem Grund macht Bibliographix es Ihnen sehr einfach, Sicherungskopien anzulegen.

2.1 eine neue Sicherung anlegen

Auf der Registerkarte Datensicherung können Sie auf mit einem Klick auf neue Sicherung anlegen eine Sicherung Ihrer Datenbank anlegen. In der Liste werden Ihnen die bereits bestehenden Sicherungen angezeigt. Die Dateinamen geben das Datum wieder.

2007 10 25 12 05.zip

ist eine Datenbank, die am 25.Oktober 2007 um 12.05 Uhr angelegt worden ist.

2.2 Standort der Sicherung

Die Sicherungen werden im Unterverzeichnis \backup der Datenbank als .zip Archiv abgelegt. Diese Archive müssen erst entpackt werden. Falls Sie mit dieser Entpack-Prozedur unvertraut sind, können Sie die Funktion im Control Panel benutzen, sonst natürlich jeden anderen Zip-Entpacker.

Diese Sicherungen schützen Sie vor einem Datenverlust für den Fall, dass Ihre Datenbank irreparabel beschädigt ist. Sie können dann einfach eine Sicherungskopie verwenden, die zu 99% mit dem aktuellen Stand identisch ist. Diese Sicherungen liegen standardmäßig im gleichen Verzeichnis wie die Datenbank selbst. Damit sind Sie also nicht gegen den Fall geschützt, dass Ihre Festplatte den Geist aufgibt oder Ihr Rechner gestohlen wird. Um sich gegen diesen Fall zu wappnen, sollten Sie ab und zu Ihre Sicherungskopien auf ein anderes Medium kopieren. Das sollten Sie insbesondere dann tun, wenn Sie Bibliographix auf einem USB-Stick installieren, da die Lebensdauer von USB-Sticks geringer ist als die einer Festplatte und USB-Sticks gern schon einmal verlorengehen.

2.3 automatische Sicherungsintervalle einstellen

Damit Sie nicht daran denken müssen, regelmäßig Sicherungen anzulegen, können Sie ein Sicherungsintervall einstellen, in dem Bibliographix die Datenbank sichert. Wenn Sie als Sicherungsintervall z.B. 5 Tage einstellen, prüft Bibliographix bei jedem Öffnen der Datenbank, wann diese Datenbank zuletzt gesichert worden ist. Ist das länger als 4 Tage her, wird die Datenbank gesichert, sobald Sie eine kleine Arbeitspause einlegen. Um diese Funktion zu nutzen, müssen Sie ein Intervall einstellen und die Option aktivieren.

Nach einer Weile werden Sie ziemlich viele Sicherungskopien Ihrer Datenbank haben. Die ältesten Sicherungen werden irgendwann entbehrlich. Sie können diese Sicherungen löschen, indem Sie in der Liste auf der rechten Seite vor diese Sicherung ein "Häckchen" setzen und dann alte Sicherungen löschen klicken. Alle Sicherungen, die ein Häckchen haben, werden dann gelöscht. Die Sicherungen ohne Häckchen nicht.

2.4 alte Sicherungen löschen

Insbesondere wenn Sie automatische Sicherungsintervalle benutzen, werden irgendwann ziemlich viele Sicherungskopien existieren. Das ist auch gut so. Trotzdem werden Sie irgendwann die älteren Sicherungen löschen wollen.

Die älteren Sicherungen werden in einer Liste angezeigt. Klicken Sie in das Kästchen vor dem Namen der Sicherung, um die Datei mit einem Häkchen zu versehen.

Wenn Sie jetzt die Schaltfläche alte Sicherungen löschen klicken, werden alle Sicherungen, die mit einem Häkchen versehen sind, gelöscht.

3. Drucken

Auf der Registerkarte Drucken finden Sie alle Funktionen, um Literaturlisten auszudrucken. Hierbei können Sie den Umfang und das Ausgabeformat einstellen.

Auf dieser Registerkarte können Sie auch Deckblätter erstellen, d.h. eine Quelle mit allen Zitaten, Anmerkungen, Verweisen etc. formatiert auf einer Seite ausgeben. Diese Funktion ist nur für das DOC/RTF - Format verfübar.

4. Ein - Klick - Anhang

Ein-Klick-Anhänge sind die leistungsfähigste Funktion, die Bibliographix bietet. Sie können Ihre Texte nach verwendeten Quellen durchsuchen lassen und mit einem Klick einen kompletten Anhang mit allen Quellen erzeugen. Auf der Registerkarte "Ein-Klick-Anhang" stellen Sie ein, welche Datei durchsucht werden sollen, bzw. bei mehreren Dateien, welche und in welcher Reihenfolge. Wie das alles genau funktioniert, wird in Meine Literatur/Ein-Klick-Anhänge beschrieben.

5. Import/Export

Auf dieser Registerkarte finden Sie alle Funktionen, die Sie zum Datenaustausch mit anderen Bibliographie-Softwareprogrammen brauchen.

5.1 Export

In der Rubrik "Export" können Sie ein Exportformat wählen und die gerade geöffnete Datenbank in das gewählte Format exportieren. Bibliographix unterstützt alle Standardformate. Falls Sie unsicher sind, welches Format Sie wählen sollten, probieren Sie BibTeX und RIS aus. Bitte beachten Sie, dass die meisten Programme nicht direkt mit solchen BibTeX oder RIS - Dateien arbeiten, sondern Daten in diesem Format selbst wieder importieren. Die Prozedur ist also

1. Die Daten mit Bibliographix in BibTeX exportieren
2. Die BibTeX Daten mit der anderen Software importieren

Wenn Sie BibTeX-Snippet anklicken, wird die aktuell ausgewählte Literaturquelle im BibTeX - Format ausgegeben.

5.2 Import

So wie Bibliographix exportseitig alle wichtigen Standardformate unterstützt, können Sie auch alle Standardformate in BibTeX, RIS, ... importieren. Wenn Sie unsicher sind, in welchem Format Ihre Daten vorliegen, probieren Sie das Format keine Ahnung aus. In diesem Fall versucht das Programm selbst zu erkennen, welches Format vorliegt - und ist ziemlich gut darin - wenn die Daten in einem der Standardformate vorliegen.

Die Importfilter von Bibliograhix sind ziemlich ausgebufft und verarbeiten auch Datensätze, die mehr oder minder stark vom "amtlichen Standard" abweichen, wie er z.B. in der Wikipedia zu finden ist, aber natürlich hat jeder Filter seine Grenzen.

Mit Dublettenkontrolle und auf Dubletten hinweisen können Sie einstellen, ob das Programm prüfen soll, ob importierte Quellen bereits vorhanden sind und ob in diesem Fall eine Meldung erfolgen soll oder nicht.

Bibliographix kann Ihre Daten auf zwei verschiedenen Wegen importieren.

• In den meisten Fällen werden die Daten in Form einer Datei vorliegen. Klicken Sie dann "Datei" an und wählen die Datei, in der die Daten liegen, mit Datei öffnen aus und klicken dann Start.
• Sie können aber die Daten auch über die Zwischenablage in das Eingabefeld kopieren. In diesem Fall wählen Sie die Alternative "Eingabefeld", kopieren die Daten dort hin und klicken dann Start.

6. Pfade

Auf dieser Registerkarte können Sie Standardpfade für verschiedene Funktionen von Bibliographix einstellen.

6.1 Standarddatenbank

Die Standarddatenbank ist die Datenbank, die im Startmenü bei den zuletzt geöffneten Datenbanken ganz oben angezeigt wird.

6.2 Arbeitsverzeichnis

Das Arbeitsverzeichnis ist der Pfad, der bei Datei-öffnen und Datei-speichern Befehlen als erstes aufgerufen wird.

6.3 Download-Datenbank

Der Pfad für die Download-Datenbank gibt an, wo die Datenbank, in der die Ergebnisse von Bibliotheksrecherchen und ISBN-Downloads zwischengespeichert werden, liegen soll. Standardmäßig ist dies das Verzeichnis \temp\z39. Eigentlich sollten Sie diese Standardeinstellung auch nicht verändern müssen. Sollte es aber beim Zugriff auf die Bibliotheken Probleme geben, verändern Sie diesen Pfad so, daß Sie alle Zugriffsrechte auf den Pfad haben. Sie müssen keine Dateien kopieren. Nur das Verzeichnis anlegen. Bibliographix macht beim nächsten Programmstart den Rest.

6.4 Standard PDF/DOC Pfad

Der Standard PDF/DOC Pfad ist bei der Verknüpfung von Dateien mit Literaturquellen oder Ideen nützlich. Wenn Sie einen Pfad in der "Langform", d.h. z.B. c:\irgendeinverzeichnis\blabla\datei.doc eingeben und sich an diesem Pfad später etwas ändert, ist der Verweis "tot".

Wenn Sie jetzt c:\irgendeinverzeichnis als Standardpfad eingeben und einen Verweis auf eine solche Datei erstellen, "merkt" Bibliographix das und ersetzt den Pfadnamen durch das Kürzel #default, also #default\blabla\datei.doc. Wenn sich der Pfadname des Standardpfads ändert, müssen Sie nur unter Programmeinstellungen den neuen Pfadnamen eingeben, um die Verweise zu "flicken".

Wenn Sie diese Funktion benutzen wollen (wir empfehlen, entweder dies zu tun, oder die Anhänge in einem Unterverzeichnis der Datenbank abzulegen, weil in diesem Fall der Pfad ebenfalls umgewandelt wird), sollten Sie das möglichst frühzeitig tun, denn bereits bestehende Pfade, die "absolut", d.h. mit c:\blablabla\... eingegeben worden sind, werden nicht automatisch umgewandelt, wenn Sie einen Standardpfad definieren.

6.5 UNC Dateinamen

Wenn Sie auf Datenbanken im Netzwerk zugreifen, sieht der Pfadnamen in den meisten Fällen genauso aus, wie der Pfad einer Datei auf der lokalen Festplatte. Weil Sie wissen, daß z.B. g:\ ein Netzwerklaufwerk ist, wissen Sie, daß g:\Dateien\spannende Datei.doc im Netzwerk liegt.

Alternativ dazu gibt es sogenannte UNC Dateinamen. UNC steht für Universal Naming Convention. UNC Pfade sehen etwa so aus \\tollerserver\dateien\spannende Datei.doc.

Wenn Sie solche Pfadnamen verwenden (müssen) schalten Sie diese Option an.

Wenn Ihre Standarddatenbank auf einem Netzwerklaufwerk liegt, aber nicht, wie zu erwarten, beim Programmstart automatisch geladen wird, probieren Sie aus, ob ein Umschalten dieser Option das Problem löst.

7. Programmversionen

7.1 letzte freigegebene Version

Bibliographix kann beim Programmstart automatisch überprüfen, ob es eine neuere freigegebene Version des Programms im Internet gibt, wenn Sie diese Option aktiviert haben. Um diese Prüfung durchzuführen, muß Bibliographix "nach Hause telefonieren" und die aktuelle Versionsnummer abfragen. Ihr Firewall könnte/sollte Ihnen das melden. Um die Software zu aktualisieren, benötigen Sie wahrscheinlich Administratorenrechte, da Bibliographix einen Schreibzugriff auf das eigene Programmverzeichnis braucht, dieses Verzeichnis typischerweise in \programme liegt und dieses Verzeichnis meist nur bei Admin-Rechten Schreibzugriff gewährt.

Falls Sie keine Admin-Rechte haben und/oder Ihrem Firewall den Zugriff nicht erlauben können/wollen oder befürchten, sich so böse Viren einzuhandeln oder befürchten, dass wir Sie ausspionieren (was wir nicht tun), lassen Sie die Option abgeschaltet (das ist sie standardmäßig, da ein Großteil der Bibliographix-Nutzer keine Admin-Rechte haben und dann bestenfalls nette Nachrichten über neue Versionen bekommen, diese Versionen dann aber vergeblich zu installieren versuchen) Wenn Sie sich trotzdem über Neuerungen auf dem Laufenden halten wollen, klicken Sie die Schaltfläche News in der Fußzeile des Programms.

Immer wieder erhalten Nutzer (wir schätzen ca. 1-2%) Falschmeldungen über neue Versionen. Sie installieren die "neue" Version und erhalten - die die Sie schon hatten. Das liegt mit ziemlicher Sicherheit nicht an irgendwelchen Fehleinstellungen auf dem Bibliographix-Server sondern an - wir haben keine Ahnung. Wenn Sie zu diesem Prozent gehören und ihr Rechner Sie ein paar Mal verschaukelt hat, schalten Sie die automatische Aktualisierung ab und klicken gelegentlich die Schaltfläche News in der Fußzeile des Programms an.

7.2 aktuelle Betaversion

Wenn Sie noch zeitnäher an neueren Programmversionen sein möchten, können Sie die Betaversion herunterladen, die deutlich häufiger aktualisiert wird. Falls Sie das getan haben, können Sie das mit Betaversion deinstallieren wieder rückgängig machen. Diese Schaltfläche ist nur anklickbar, wenn Sie eine Betaversion nutzen. Andernfalls ist die Schaltfläche "tot", weil es ja nichts zu deinstallieren gibt. Auch bei den Betaversionen können Sie beim Programmstart prüfen lassen, ob eine neue Beta verfügbar ist.

8. Publikationstpyen

Bibliographix bietet Ihnen Eingabemasken für die gebräuchlichsten Publikationstypen an. Da Bibliographix kein Programm ist, das auf eine bestimmte Wissenschaft zugeschnitten ist, sondern fachübergreifend konzipiert ist, ist der Begriff "gebräuchlich" relativ. Als Musikwissenschaftler z.B. ist eine Partitur ein gebräuchlicher Publikationstyp. Für alle anderen Disziplinen ist dieser Publikationstyp irrelevant.

Bibliographix bietet nun solche "Spezialitäten" nicht von Haus aus an. Da es solche Spezialitäten in wahrscheinlich jedem Fachgebiet gibt, wäre die komplette Liste aller denkbaren Publikationstypen viel zu lang und unübersichtlich. Zudem kennen die Standardaustauschformate für bibliographische Daten, wie BibTeX diese "Exoten" nicht, so daß man beim Export der Daten diesen speziellen Publikationstyp nicht wird "retten" können.

Sie können trotzdem zu drei Publikationstypen für jede Datenbank selbst definieren.

"Definieren" bedeutet in diesem Zusammenhang, daß Sie einen "Namen" für einen Typ vergeben können und die vorhandenen Datenfelder für diesen Typ nutzen können und diesen Typ nach belieben formatieren können. Wahrscheinlich werden Sie in einigen Fällen ein wenig experimentieren müssen, welche Informationen in welchen Feldern am wenigsten schlecht passen.

Sie können allerdings keine neuen Datenbankfelder definieren und auch die Eingabemaske nicht anpassen.

Das sieht auf den ersten Blick benutzerunfreundlich aus -- ist aber bei näherer Betrachtung in Ihrem eigenen Interesse. Sie hätten keinen langfristigen Nutzen davon, wenn Sie z.B. ein eigenes Feld für die Tonart einer Partitur definieren könnten. Die Informationen, die in diesem Feld stecken, sind bei einem Export in ein anderes Format, z.B. weil Sie eine andere Software benutzen wollen, verloren, weil Tonart kein Standardfeld in irgendeinem bibliographischen Format ist. Andere Programme könnten mit dieser Information nichts anfangen und würden sie einfach ignorieren. Das macht aus unserer Sicht keinen Sinn. Darum führen wir Sie erst gar nicht in Versuchung.

Um die Bezeichnung der Publikationstypen abzuspeichern, klicken Sie die Schaltfläche Speichern

Sie können die Formatierung im Zitierrichtlinieneditor auch speziell auf diese selbst definierten Typen zuschneiden. Bedenken Sie aber, dass Sie bei der Zitierrichtlinie genau genommen nicht die Formatierung z.B. für Partituren abspeichern, sondern die Formatierung für den benutzerdefinierten Typ 1, was auch immer das in einer bestimmten Datenbank sein mag.

Bitte beachten Sie aber folgendes: Wenn Sie Ihre Daten in ein anderes Programm oder eine andere Datenbank exportieren wollen, gibt Bibliographix bei den selbstdefinierten Publikationstypen Ihre Daten komplett, aber ohne Angabe des selbstdefinierten Publikationstyps aus, da andere Programme mit Ihren selbstdefinierten Publikationstypen nichts anfangen können. Sie können also nicht damit rechnen, daß die Information "Partitur" erhalten bleibt, wenn Sie Ihre Daten aus Bibliographix exportieren.

9. Programm registrieren

Sie können die kostenlose Basic-Version aus dem Internet herunterladen und so lange nutzen, wie Sie wollen. Einige leistungsfähige Funktionen sind in dieser Version allerdings nicht verfügbar.

Im Online-Shop können Sie eine Lizenz für die Pro-Version erwerben. Sie erhalten dann einen Code, den Sie auf der Registerkarte Registrieren eingeben müssen. Damit legen Sie einen programminternen Schalter um und verwandeln die Basic-Version in eine Pro-Version.

Falls es Probleme bei der Registrierung gibt, finden Sie hier die Gründe, woran das liegen kann.

10. Sprache/Language

Sie können Bibliogrpahix wahlweise mit einer deutschen oder englischen Benutzeroberfläche verwenden. Das Programm prüft ab, welche Sprache das Betriebssystem benutzt und verwendet "deutsch" auf deutschen Windows-Versionen und "englisch" auf allen anderen Versionen.

Wenn diese automatische Auswahl nicht passt, können Sie die Sprache auf dieser Registerkarte umstellen.

11. Suche - Ersetze

Auf der Registerkarte Suche-Ersetze können Sie eine Suche-Ersetze-Funktion über alle Quellen in einer Datenbank laufen lassen. Sie müssen nur das Feld, den zu suchenden und den zu ersetzenden Text eingeben und Bibliographix führt diese Aktion auf allen Quellen durch.

Bitte beachten Sie, daß Bibliographix auch Teil-Zeichenketten ersetzt. Das bedeutet, daß bei "suche Tal ersetze Berg" auch Talmud in Bergmut umgewandelt wird. Sie können also z.B. über diese Funktion den Verlagsort Ffm in Frankfurt/Main umwandeln und auch Frankf. in Frankfurt/Main aber nicht Frankf in Frankfurt/Main, denn das würde bei bereits korrekt ausgefüllten Einträgen dann Frankfurt/Mainfurt/Main ergeben.

Da Sie diese Suche-Ersetze-Funktion nicht rückgängig machen können, empfiehlt es sich, vor der Durchführung eine Sicherungskopie anzulegen, wenn Sie nicht sicher sind, ob die Ersetzungsfunktion nicht "komische" Ergebnisse bringen könnte.

Die zweite Funktion auf dieser Registerkarte betrifft die Suchfunktion in Ihren Literaturbeständen. Wenn Sie die Option schon während der Eingabe suchen aktivieren, müssen Sie in "meine Literatur" nicht mehr die Schaltfläche "Start" klicken, sondern das Programm startet die Suche automatisch, sobald Sie mindestens drei Buchstaben eingegeben haben.

12. Textverarbeitung

Auf der Registerkarte Textverarbeitung können Sie einstellen, welche Textverarbeitung Sie benutzen. Wenn Sie Word wählen, kopiert Bibliographix die temporären Quellenhinweise für dieEin-Klick-Literaturanhänge nicht nur in die Zwischenablage, wie bei anderen Textverarbeitungen, sondern gibt den Befehl an Word, den Hinweis aus der Zwischenablage in den Text einzufügen.

Mit Standard-Zeichensatz und Überschriften-Zeichensatz können Sie einstellen, welcher Zeichensatz im Verweisfeld und dem Ideentext standardmäßig bei den "normalen" Absätzen und den Überschriften voreingestellt sein soll.

13. Zitierrichtlinien

Bibliographix installiert ca. 250 fertige Zitierrichtlinien. Damit Sie von dieser Masse nicht erschlagen werden, können Sie auswählen, welche Richtlinien Ihnen angezeigt werden sollen und welche im Archiv verbleiben sollen, wo Sie sie aber jederzeit wieder hervorholen können.

Falls keine vorhandene Richtlinie passt, können Sie auch eine komplett neue Richtlinie aufbauen.

Wie das alles im Detail funktioniert, wird unter Meine Literatur/Zitierrichtlinien beschrieben.

14. Zoom

Mit der Funktion Zoom können Sie die Darstellung der Schaltflächen, Eingabefelder usw. vergrößern oder verkleinern und Bibliographix an Ihr System anpassen.

Die Standardeinstellung (100%) sollte aber bei den meisten Rechnern funktionieren, so dass Sie diese Funktion nur bei extremeren oder ungewöhnlicheren Einstellungen und Grafiktreibern brauchen.

Wenn Sie die Darstellung verändern, wird die Änderung abgespeichert und beim nächsten Programmstart automatisch auf den von Ihnen eingestellten Wert gesetzt.