Ratschlag

Service\Ratschläge zur Arbeitsorganisation

1. Datenbanken

1.1 Speichern Sie Ihre Daten in EINER Datenbank

Sie sollten alle Literaturdaten und Ideen in einer Datenbank speichern. D.h. anders als in Word, wo Sie viele verschiedene Dateien verwenden, sollten Sie in Bibliographix eigentlich nur mit einer einzigen, d.h. "ihrer" Datenbank arbeiten.

Es macht keinen Sinn, Ihre Daten z.B. nach Publikationsprojekten aufzuteilen und für Artikel A eine Datenbank anzulegen und für Artikel B ebenfalls. Typischerweise werden die beiden Datenbanken große Schnittmengen haben und Sie werden merken, daß Sie Datenbanken verwechseln und neue Datensätze fälschlicherweise in andere Datenbanken eintragen und sich dann wundern, wo sie geblieben sind. Das Chaos ist dann vorprogrammiert.

1.2 Legen Sie eine eigene Datenbank an, statt die Beispieldatenbank zu erweitern

Wenn Sie Bibliographix installieren, wird eine Beispieldatenbank mit installiert. Diese Datenbank dient dazu, Ihnen einen ersten Einblick in das Programm zu geben und Ihnen die Möglichkeit zu bieten, ein wenig mit dem Programm herumzuspielen.

Wenn Sie ernstlich erwägen, Bibliographix einzusetzen, sollten Sie eine "eigene" Datenbank erstellen und nicht die Beispieldatenbank um Ihre eigenen Daten ergänzen.

Dafür gibt es mehrere Gründe

1. Wenn die zuletzt geladene Datenbank (aus welchen Gründen auch immer) nicht geöffnet werden kann, ruft Bibliographix die Beispieldatenbank auf. Wenn die zuletzt geöffnete Datenbank die Beispieldatenbank ist, weil Sie gar keine andere Datenbank benutzen, kann das Programm keine Datenbank öffnen, weil es nicht weiß, wo noch welche existieren und bricht ab.
2. Die Beispieldatenbank liegt im Verzeichnis \eigene Dateien. Dieses Verzeichnis ist an das Benutzerkonto gebunden. Wenn Sie sich unter einem anderen Benutzernamen einloggen, ist das \eigene Dateien - Verzeichnis ein anderes - und die Datenbank - nicht da. Nicht da, heißt: für Sie und unter dieser Kennung nicht da. Natürlich ist die Datenbank (wenn Sie sie nicht gelöscht haben) noch da. Aber eben irgendwo in den Tiefen der Festplatte, in dem Verzeichnis, das Windows der Benutzerkennung, die Sie sonst benutzen, als \eigene Dateien zuweist. Dieser Umstand kann leicht zu Verwirrung und überflüssigen Adrenalinschüben führen. Sie sollten daher die Datenbank auf einem "verwechselungssicheren" Verzeichnis lagern.
3. Die Beispieldatenbank dient auch dazu, mit dem Programm "herumzuspielen" und Dinge auszuprobieren, ohne daß man sich die eigenen Daten "versaut". Im Control Panel findet sich daher der nützliche Befehl, die Beispieldatenbank neu anzulegen, sprich "tabula rasa" zu machen, wenn Sie die Beispieldatenbank wirklich arg vergurkt haben. Wenn Sie einfach einmal aus Spaß/Neugier diesen Befehl anklicken (ist schon passiert!) und Sie all Ihre Daten in diese Datenbank eingegeben haben, ist "tabula rasa" nicht wirklich das, was Sie wollen.

1.3 Importieren Sie größere Datenmengen immer in eine "Schmuddeldatenbank"

Mit der Bibliotheksfunktion bietet Ihnen Bibliographix die Möglichkeit, größere Datenmengen aus Fachdatenbanken oder Bibliothekskatalogen zu importieren. Wenn Sie mehr als ein paar Datensätze herunterladen, sollten Sie nicht in "Ihre" eigentliche Datenbank herunterladen sondern in eine "Schmuddeldatenbank", die Sie nur für diesen Zweck verwenden. Der Grund hierfür ist, daß der Download vielleicht mittendrin abgebrochen wird, weil ein Fehler auftritt oder einfach die Verbindung abreißt. Vielleicht haben Sie auch aus Versehen die falschen Datensätze heruntergeladen. In jedem Fall hätten Sie dann eine Datenbank, die Sie sich mit den neuen Daten ziemlich "verhunzt" haben und die Sie erst aufwändig aufräumen müssen. Daher empfiehlt es sich, für solche Aktionen eine Extradatenbank zu verwenden. Diese Datenbank können Sie jeweils neu erzeugen. Sie können natürlich auch, nachdem Sie fertig sind, alle Datensätze markieren und löschen.

1.4 Kein "Datenhamstern"

Wenn Sie häufig in Fachdatenbanken recherchieren, ist die Versuchung groß, umfangreiche Datenmengen aus der Datenbank herauszusaugen. "Was man hat, hat man". Lassen Sie das lieber. Das schöne an den Fachdatenbanken ist, daß sie gepflegt werden. Ihr "Privatversion" veraltet.

Auf keinen Fall sollten Sie "Hamsterdaten" in Ihre eigene Datenbank importieren. Damit blähen Sie die Datenbank auf und verlieren schnell den Überblick über den Inhalt der Datenbank, weil Sie ziemlich schnell 99% des Inhalts "Ihrer" Datenbank gar nicht kennen. Wenn Sie hamstern müssen, weil Sie vielleicht keinen dauerhaften Zugriff auf die Datenbank haben, hamstern Sie in einer eigens dafür angelegten Datenbank.

2. Arbeit an mehreren Arbeitsplätzen

In der Mehrzahl der Fälle wird Bibliographix an mehr als einem Arbeitsplatz eingesetzt. Sie haben ein Büro in der Hochschule, arbeiten aber auch zu Hause an Ihren Texten. In diesem Fall müssen Sie über die "Datenlogistik" nachdenken, denn Sie brauchen Software und Daten in der aktuellen Fassung an verschiedenen Orten.

2.1 Die beste Lösung: Kaufen Sie ein Notebook

Die beste Lösung für das Arbeiten an mehreren Orten ist der Kauf eines Notebooks. Nach unserer Beobachtung ist die Preisdifferenz zu einem "Standrechner" nur noch gering bis unvorhanden. Sie schleppen dann nicht nur die Daten, sondern den kompletten Rechner zwischen Ihren Arbeitsplätzen hin und her. Das ist (gewichtsmäßig) erträglich schwer und garantiert Ihnen, daß Sie immer die notwendige Software und die Daten in der letzten Fassung vor Ort haben. Wahrscheinlich ist Bibliographix in diesem Kontext aber das kleinste Problem. Sie setzen aber vermutlich auch andere Software ein, die weniger kulant in Bezug auf Mehrfachinstallation ist. Wenn dann die Statistiksoftware X im Büro installiert ist, können Sie sie nicht zu Hause benutzen.

2.2 Die zweitbeste Lösung: USB Wechselmedium

Wenn Sie kein Notebook haben oder in absehbarer Zeit kaufen wollen, ist es weise, die Daten auf einem USB-Wechselmedium zu lagern, die es in zwei Varianten gibt:

1. USB - Stick
2. USB - Festplatte

Wenn Sie keines von beiden besitzen (oder eine Neuanschaffung planen) raten wir eher zur USB - Festplatte. Auch ein großer Stick wird wahrscheinlich irgendwann zu klein. Nicht für die Bibliographix - Datenbank, sondern für alle anderen Dateien, die Sie natürlich auch auf dem Stick transportieren/sichern wollen. Ein Stick ist auch deutlich langsamer als eine USB-Festplatte und die Lebensdauer eines Sticks ist auch geringer. USB - Festplatten gibt es inzwischen auch ohne externes Netzteil. Darauf sollten Sie achten. Die Stromversorgung findet dann ausschließlich über den USB-Port statt. Die Platten haben dann Zigarettenschachtel- und nicht mehr Bibelformat, wie bei den "alten" USB-Festplatten und es gibt auch kein Kabel- und Steckergefriemel mit externen Netzteilen mehr. Je kleiner die Wechselmedien sind und je weniger Gefriemel notwendig ist, umso höher ist die Wahrscheinlichkeit, daß Sie die Sicherung dieser Medien (muß sein!) nicht zu lange vor sich herschieben.

Es gibt USB-Festplatten ohne externes Netzteil, die mit einem USB-Port zufrieden sind. Viele funktionieren nur mit zwei gleichzeitig belegten Ports, weil der Strom, der aus einem Port gesaugt werden kann, nicht ausreicht. Sie sollten darauf achten, eine USB-Platte zu erwerben, die (wenn es sein muß) mit einem Port zufrieden ist. Sonst könnten Sie feststellen, daß Sie mehr USB-Stecker als Buchsen haben;)

Die Frage bei einer "USB-Lösung" ist, wo die "Originaldatenbank" liegen soll.

• Soll jedes Mal die Datenbank vom Stick auf die lokale Platte kopiert werden und dann die Version auf der Platte geöffnet werden oder
• soll die Datenbank gleich vom Stick geladen werden?

Für die erste Lösung spricht, daß der Zugriff auf die lokale Platte ein klein wenig schneller ist als über USB. Der große Nachteil ist allerdings, daß Sie jedesmal daran denken müssen, das auch zu tun. Wenn Sie das einmal vergessen, haben Sie im Büro 10 neue Datensätze eingegeben und die veränderte Datenbank nicht auf das Wechselmedium kopiert. Sie sitzen nun zu Hause mit einer veralteten Version. Aus diesem Grund fällt das Votum ganz eindeutig zugunsten des Wechselmediums aus.

Wenn Sie intensiv mit Verknüpfungen auf PDF-Dateien arbeiten, sollten Sie erwägen, auch die Verknüpften Dateien auf dem USB-Medium zu lagern. Sonst müssen Sie selbst dafür sorgen, dass die Dateien auf allen Rechnern an der gleichen Stelle liegen.

Sie sollten dabei aber bedenken, daß das USB-Medium auf unterschiedlichen Rechnern eventuell nicht immer den gleichen Laufwerksbuchstaben erhält. Auf einem Rechner ist der Stick Laufwerk F:, auf einem anderen Rechner vielleicht G:. Wenn die verknüpfte Datei auf einem Stick liegt und Sie diese Datei mit dem "vollen" Pfadnamen verknüpfen, können Sie diese Verknüpfung später nicht aufrufen, wenn der Laufwerksbuchstabe ein anderer ist. Aus diesem Grund sollten Sie darüber nachdenken, in den Programmeinstellungen entweder den Standardpfad für Dateiverknüpfungen auf den Stick zu setzen oder die verknüpften Dateien in einem Unterverzeichnis der Datenbank abzulegen, da Bibliographix solche Dateiverknüpfungen dann mit dem relativen Pfad abspeichert. Wir raten zur zweiten Lösung, da dieses Vorgehen überhaupt keinen Ärger beim Wechsel des Laufwerksbuchstabens verursacht, während Sie bei der ersten Lösung den Standardpfad umstellen müssen, wenn sich der Laufwerksbuchstabe ändert. Zwar nur einmal an einer Stelle und nicht auf jeder Verknüpfung, aber jedesmal, wenn der Laufwerksbuchstabe sich ändert. Wenn Sie jeweils vormittags in der Hochschule und nachmittags zu Hause arbeiten, wird das schnell sehr lästig.

Sie sollten unbedingt darauf achten, die Daten auf dem USB-Medium sehr häufig komplett auf die lokalen Platten Ihrer diversen Rechner zu kopieren. Das gilt in noch größerem Maße für USB-Sticks. Zum einen haben Sticks nicht das ewige Leben. Wenn der Stick seinen Geist aufgibt und die letzte Kopie auf der Festplatte ein halbes Jahr alt ist, herrscht Heulen und Zähneklappern.

Das ist aber nur die kleinere Gefahr. Wir wagen folgende These: Die meisten USB-Medien gehen nicht kaputt, sondern verschwinden. USB-Medien sind so praktisch klein, daß man sie leicht verliert oder ein vermisstes Medium (eigene Erfahrung) erst nach einem halben Jahr in einer Kofferraumritze wiederfindet, in die es aus der Tasche gerutscht war.

Sie können übrigens Bibliographix komplett auf einem USB-Stick installieren bzw. einen Stick mit vorinstalliertem Bibliographix kaufen. Bei dieser Lösung liegen sowohl die Software als auch die Nutzereinstellungen auf dem Stick, so daß Sie auch ohne Administratorenrechte problemlos mit Bibliographix auf ständig wechselnden Rechnern arbeiten können und Ihre Nutzereinstellungen immer "mitnehmen".

3. Arbeiten in Arbeitsgruppen

3.1 Keine Gruppendatenbank

Unsere Erfahrung ist, daß die Idee, eine abteilungs/lehrstuhl/institutsweite Datenbank, die alle gemeinsam aufbauen und pflegen in den allermeisten Fällen nicht funktioniert. Der Grund ist, daß die eine, monolithische Datenbank aus Sicht des einzelnen Nutzers ziemlich unflexibel ist.

Das ist vermutlich erst einmal überraschend. Daher holen wir ein wenig weiter aus.

Der Anteil irrelevanter Literatur wächst

Stellen Sie sich die kleinstmögliche Arbeitsgruppe vor: Sie und ein Kollege. Sie und Ihr Kollege arbeiten an ähnlichen Dingen, aber nicht immer an derselben Sache. Das bedeutet, daß Ihr Kollege sich für Literatur interessiert, die zu einem relativ großen Teil für Sie irrelevant ist. Das gleiche gilt natürlich auch für Ihren Kollegen. Sicherlich 50% dessen, was Sie lesen, interessiert den Kollegen nicht.

Machen wir einmal eine grobe Überschlagsrechnung. Sie haben einen Fundus von 1000 Quellen, Ihr Kollege auch. Sie haben einen Überschneidungsgrad von 50%. Das bedeutet, daß Ihre Datenbank aus 1.500 Quellen besteht.

• 500 Quellen, die nur Sie interessieren,
• 500 Quellen, die nur Ihren Kollegen interessieren
• 500 Quellen, die beide interessieren.

Das bedeutet, dass eine gemeinsame Datenbank von 1.500 Datensätzen 500 Quellen (1/3) enthält, die für Sie wahrscheinlich irrelevant sind.

Je mehr Kollegen Sie haben, umso größer wird der Anteil der irrelevanten Quellen in der gemeinsamen Datenbank. Bei 2 Kollegen ist die Quote 50%, bei 4 Kollegen 66% und bei 10 Kollegen 83%.

Das ist natürlich nur eine grobe Überschlagsrechnung, die aber deutlich macht, das Sie relativ schnell bei einer Datenbank landen, die (aus der Sicht jedes einzelnen Nutzers) mehr abseitige Literatur als relevante Literatur enthält. Dadurch sinkt die Attraktivität dieser Datenbank.

Der Vorteil der Gruppendatenbank ist natürlich, dass Sie in den Daten, die von den Kollegen eingegeben worden ist, stöbern können. Der Nachteil ist, dass Sie das auch müssen.

Ohne permanente Verbindung zur Datenbank läuft nichts

Eine gemeinsame Gruppendatenbank kann man nicht kopieren, mit nach Hause nehmen und dort bearbeiten. Wenn Sie die Datenbank dann zurückspielen würden, würden Sie alle Änderungen, die Ihre Kollegen derweil gemacht haben, überschreiben. Sie müssten also die lokal veränderte Datenbank mit der Originaldatenbank synchronisieren. Wenn Sie das vergessen, verlieren Sie Daten. Das synchronisieren ist natürlich auch Arbeit, die Sie sich sparen wollen.

Wenn Sie die Daten bearbeiten wollen, brauchen Sie also sinnvollerweise einen Online-Zugriff auf die Datenbank. Das bedeutet zum einen, dass Sie nicht mit den Daten arbeiten können, wenn Sie einmal keine Internet-Verbindung haben und zum anderen natürlich, dass Sie einen Datenbankserver brauchen, der diese Daten via Internet zum Zugriff bereitstellt. Das ist nicht trivial. Wenn Sie kein Netzwerk-Profi sind, bekommen Sie das nicht selbst hin. Ihr RZ macht das sicher gern, wird Ihnen dafür aber eine saftige Rechnung präsentieren, denn so etwas will gekauft, eingerichtet und gewartet werden. Ein externer Dienstleister macht so etwas auch gern. Wahrscheinlich effizienter, weil er nicht nur eine Datenbank betreut, sondern sehr viele. Sie dürfen aber immer noch mit einem mittleren dreistelligen Eurobetrag pro Jahr rechnen.

Wem "gehören" die Daten langfristig?

Ein großer Teil der Kollegen, die in Ihrer Arbeitsgruppe arbeiten, werden in drei Jahren vermutlich nicht mehr da sein. Vielleicht sind Sie in drei Jahren nicht mehr dabei. Dürfen Sie die Daten dann mitnehmen? Alle Daten? Die, die Sie eingegeben haben? Ist das geklärt? Wenn ja, ist Ihnen klar, wie Sie die Daten nicht nur technisch "mitnehmen", sondern auch mit welcher Software Sie sie weiternutzen können?

Fazit: Die Idee klingt besser als sie ist

Die Gruppenlösung ist für den einzelnen Teilnehmer umständlicher als eine "individuelle" Lösung. Der Einzelne wenig Interesse an der Mitarbeit und wird versuchen, sein eigenes "Ding" zu machen. Es ist also sehr wahrscheinlich, dass es formal eine gemeinsame Datenbank gibt, aber die Kollegen eigene Lösungen bevorzugen, die ihnen besser passen.

Sie sollten nicht versuchen, die Einzelnen dazu zu zwingen, mitzuarbeiten. Das bringt nichts. Sie sollten das Eigeninteresse akzeptieren und versuchen, das Beste daraus zu machen und jedem Einzelnen seine eigene Datenbank zugestehen.

In der Gestaltung der Datenaustauschfunktion haben wir dieses Problem berücksichtigt und einen Datenaustausch zwischen den immer wieder gleichen Datenbanken vereinfacht.

3.2 Die Alternative zur Gruppendatenbank

Wir empfehlen Ihnen, statt einer Gruppendatenbank ein Verzeichnis im lokalen Netzwerk anzulegen, in dem jeder Mitarbeiter ein Unterverzeichnis für seine Datenbank erhält. In regelmäßigen Abständen kopiert er seine Datenbank in dieses Unterverzeichnis und stellt sie so den Kollegen zur Verfügung.

Sie sollten für den gruppeninternen Datenaustausch nur Kopien zur Verfügung stellen und nicht die Originaldatenbanken, um unabsichtlichen Vandalismus zu vermeiden, der z.B. darin bestehen könnte, daß ein unaufmerksamer Kollege einen Datensatz in Ihrer Datenbank, statt in seiner eigenen löscht.

Eine Aktualisierung im vierwöchigen Rhytmus reicht nach unserer Erfahrung völlig aus.

Die Datenbanken können nach der ID sortiert werden, so daß die zuletzt hinzugefügten Datensätze immer "am Ende" der Liste stehen.

3.3 Preview: Die Gruppensuche

Wir arbeiten zur Zeit an einem noch eleganteren Zusatzprogramm für Bibliographix.

Mit einer Suchanfrage können Sie auf einen Schlag Ihre eigene Datenbank, wie auch alle (zur Verfügung gestellten) Datenbanken Ihrer Kollegen durchsuchen.

Die Treffer in Ihrer eigenen Datenbank werden auf der einen, die Treffern in den Datenbanken der Kollegen auf der anderen Seite in einer gemeinsamen Seite dargestellt. Mit einem Knopfdruck können Sie die Quelle aus der Datenbank des Kollege in Ihre eigene Datenbank kopieren.

Auf diese Weise können Sie die Möglichkeit des Stöberns in den Datenbeständen von Kollegen mit der Flexibilität und Effizienz einer eigenen Datenbank kombinieren.